OFFICE ADMINISTRATOR

Candidatul ideal este o persoană organizată, responsabilă și atentă la detalii, capabilă să mențină buna funcționare a biroului și să ofere suport administrativ eficient tuturor departamentelor. Este orientat către rezolvarea operativă a sarcinilor, are o atitudine pozitivă și profesionistă în interacțiunile zilnice și poate gestiona simultan mai multe activități fără a pierde acuratețea sau ritmul.

1. Competențe profesionale
Experiență anterioară în roluri administrative, recepție, secretariat sau suport operațional (1–3 ani).
Abilități foarte bune de organizare, planificare și prioritizare.
Cunoștințe solide de operare PC (MS Office – Word, Excel, Outlook).
Capacitatea de a lucra cu documente, avize, situații, baze de date sau registre administrative.
Abilitatea de a redacta corespondență profesională și documente interne.
Atenție la detalii în verificarea documentelor, datelor și procedurilor.
Cunoașterea limbii engleze la nivel operațional (obligatoriu).

2. Abilități personale
Comportament profesionist și maniere impecabile în relația cu vizitatorii, partenerii și colegii.
Atitudine pozitivă, calmă și orientată spre sprijinul echipei.
Excelente abilități de comunicare verbală și scrisă.
Diplomație și discreție în gestionarea informațiilor interne.
Flexibilitate și capacitatea de a se adapta în situații neprevăzute.
Proactivitate în rezolvarea micilor probleme administrative ale biroului.
Spirit de echipă și disponibilitate de a ajuta diverse departamente.

3. Sarcini la care candidatul ideal excelează
Gestionarea agendei zilnice a biroului (corespondență, programări, livrări, curierat).
Organizarea eficientă a documentelor, arhivei și registrelor interne.
Preluarea apelurilor, recepționarea vizitatorilor și menținerea unui mediu profesionist.
Administrarea consumabilelor, comenzilor interne și relației cu furnizorii.
Sprijin pentru echipa financiară, comercială sau HR în activități administrative.
Centralizarea datelor și pregătirea documentelor standard la solicitare.
Monitorizarea și raportarea necesităților de birou.

4. Atitudine & valori
Seriozitate și responsabilitate în îndeplinirea sarcinilor.
Orientare spre calitate și acuratețe.
Respectarea confidențialității și eticii profesionale.

Dorință de implicare și de îmbunătățire a proceselor administrative.
Prezență profesională și comportament orientat către soluții.

5. Ce aduce valoare în plus
Experiență într-un mediu corporativ sau într-o firmă cu activitate intensă.
Familiarizare cu proceduri interne, fluxuri documentare sau sisteme ERP.
Cunoștințe de bază în contabilitate primară sau HR (avantaj).
Disponibilitate pentru un program stabil și ritm operațional constant.

Office Administrator-ul asigură buna funcționare a activității administrative a companiei, gestionând eficient fluxurile interne, documentele, comunicarea cu partenerii și suportul operațional pentru echipă. Rolul presupune organizare, acuratețe și capacitatea de a gestiona simultan mai multe sarcini administrative zilnice.
Responsabilități principale
1. Administrarea biroului
Asigurarea bunei funcționări a activităților zilnice din birou.
Gestionarea consumabilelor, echipamentelor și relației cu furnizorii de servicii (curierat, întreținere, IT, curățenie etc.).
Organizarea și menținerea spațiului de lucru într-o stare ordonată și profesionistă.
Primirea și înregistrarea corespondenței (poștă, curierat), distribuirea internă și trimiterea răspunsurilor.
2. Recepție & comunicare
Preluarea apelurilor telefonice, direcționarea lor și oferirea de informații de bază.
Întâmpinarea vizitatorilor și asigurarea unei interacțiuni profesioniste.
Gestionarea corespondenței electronice generale (e-mailuri către/sau din partea biroului).
Organizarea programărilor, întâlnirilor și comunicării cu partenerii externi.

3. Gestionarea documentelor & arhivării
Înregistrarea, organizarea și arhivarea documentelor conform procedurilor interne.
Actualizarea registrelor interne (contracte, avize, facturi, documente administrative).
Pregătirea, redactarea sau completarea documentelor standard la solicitarea managementului.
Asigurarea confidențialității și integrității informațiilor administrate.

4. Suport administrativ pentru departamente
Sprijin pentru echipa financiară: colectare documente, verificări simple, centralizări.
Suport pentru departamentul comercial: pregătirea contractelor standard, transmiterea documentelor, actualizări administrative.
Suport HR: colectarea actelor angajaților, programări, dosare administrative.
Coordonarea logisticii interne pentru întâlniri, evenimente, delegații (săli, materiale, rezervări).

5. Monitorizare & raportare
Actualizarea periodică a situațiilor administrative (stoc consumabile, contracte furnizori, necesități tehnice).
Raportarea către superiorul direct a eventualelor neconformități sau necesități de mentenanță.
Centralizarea datelor administrative pentru rapoartele lunare ale managementului.

6. Alte responsabilități operate la nevoie
Realizarea de comenzi online, plăți administrative minore sau depuneri documente la instituții (la nevoie și în limita procedurilor).
Implicarea în îmbunătățirea fluxurilor administrative interne.
Gestionarea micilor achiziții pentru birou.

Beneficii oferite
Pachet salarial competitiv, adaptat nivelului de responsabilitate și experienței.
Asigurare medicală privată / abonament la o clinică parteneră.
Program de lucru stabil, într-un mediu de birou organizat și profesionist.
O pauză de masă rezonabilă și posibilitatea unui program flexibil în cazuri punctuale.
Training-uri interne pentru familiarizarea cu procedurile, documentația și instrumentele utilizate în companie.
Oportunități de dezvoltare profesională în zona administrativă, financiară, comercială sau HR (în funcție de interese și cerințele companiei).
Acces la resurse profesionale și sprijin din partea colegilor cu experiență.
Echipamente moderne de lucru (laptop, telefon, aplicații și softuri eficiente).
Mediu de lucru prietenos, cu o echipă stabilă și cultură orientată spre colaborare.
Participarea la evenimente interne (team-building, întâlniri, activități informale).
Stabilitate pe termen lung, în cadrul unei companii în creștere.