Receptionist for Office Building Bucharest

Competențele specifice din cadrul acestei cerințe generale includ următoarele:
• Minimum 1 an de experiență într-un mediu corporativ, experiența în recepție
• Capacitatea de a acționa calm în situații de urgență și de a rezolva problemele eficient.
• Etică flexibilă de lucru.
• Abilități bune de comunicare și relaționare interpersonală.
• Abilități bune de organizare și persuasiune.
• Cunoștințe excelente de utilizare a MS Outlook, Word și Excel.
• Capacitatea de a lucra din proprie inițiativă, cu o atitudine proactivă și flexibilă.
• Abilitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan și de a stabili priorități.
• Prezentare profesională îngrijită.
• Rezolvă rapid și precis solicitările și problemele.
• Sprijină colegii în îndeplinirea nevoilor clientului.
• Bună înțelegere a normelor de Sănătate și Securitate (H&S) și conștientizare a riscurilor.
• O mentalitate orientată către client este esențială..
• Abilități de comunicare și cunoștințe solide de limba engleză, atât scris, cât și vorbit, sunt obligatorii.
• Îndeplinirea cerințelor fizice ale rolului: aplecare, stat în picioare, mers, urcat scări/scări fixe, ridicare de greutăți.

Primeste, re-directioneaza si transmite apelurile telefonice, email si preia mesajele in functie de cerinte;
Inregistreaza si redirectioneaza toate fisierele de corespondenta catre departamentele specifice;
Asigura asistenta in planificarea si pregatirea intalnirilor, conferintelor si a salilor de conferinte/teleconferinte.
Se ocupa de vizitatori intampinandu-i, salutandu-i, inregistrandu-i si directionandu-i in functie de situatie ;
Anunta personalul companiei de sosirea vizitatorilor ;
Furnizeaza informatii celor care suna despre adresa biroului, orele de functionare, linia de telefonie fixa de la receptie, in functie de reglementarile GDPR.
Pastreaza zona receptia curata si sigura respectand procedurile, regulile si regulamentele ;
Managementul rezervarii salilor - programeaza intalnirile si rezerva salile de conferinte asignate si/sau locurile specifice ;
Ordoneaza fluxul de intrari/iesiri din birou ;
Efectueaza inregistrari contabile avansate, indosarieri si sarcini administrative ;
Pastreaza confidentialitatea corespondentei si deschide plicurile in functie de reglementarile interne si de proceduri ;
Responsabila pentru crearea de conturi WiFi si activarea/dezactivarea lor ;
Asigura procesarea documentelor si sprijin de secretariat ;
Sprijin pentru desfasurarea evenimentelor ;
Face tururi ale locatiei zilnic si raporteaza orice problema de intretinere catre managerul de linie, inclusiv intregul mobilier, curatenia, accesoriile si echipamentele ;
Sa sprijine Managerul de Utilitati si personalul FM ;
Sa fie responsabil pentru evacuare, in caz de urgenta,actionand ca prim contact pentru oaspeti si serviciile de urgenta;
Rezervarea taxiurilor pentru clienti ;
Sa indeplineasca alte sarcini, in functie de cerinte ;
Sa faca pregatiri pentru intalnirile comitetului ;
Sa tina stocul furniturilor de birou ;
Sa monitorizeze, impreuna cu managerul de utilitati, folosirea proviziilor si echipamentelor ;
Sa faca rapoarte lunare/saptamanale catre Coordonatorului de utilitatiRaporteaza Coordonatorului de Utilitati Administrarea birouri – cunostinte de baza
Buna cunoastere a Microsoft Office (Word, Excel, PPT)