Process Coordinator Construction&Facilities

Position Summary

Process Coordinator-ul sprijină echipa de Construcții prin coordonarea proceselor administrative, operaționale și cross-departamentale. Rolul asigură un nivel ridicat de organizare, claritate și follow-up în toate activitățile suport ale proiectelor.

Poziția este un punct de contact pentru Project Manageri, furnizori externi, furnizori de grup și departamente interne.

Key Responsibilities

1. Proces & Workflow Coordination

Urmărește fluxurile interne pentru proiectele de construcții (documente, aprobări, livrări, echipamente).
Asigură actualizarea constantă a statusului în tool-urile interne.
Centralizează informațiile din proiecte și le pune la dispoziția PM/CM într-o formă structurată.
Asigură consistența informațiilor primite de la furnizori și echipele interne.

2. Documentation Management

Colectează, verifică și arhivează documentele necesare pentru proiecte (planșe, versiuni actualizate, liste de echipamente, rapoarte).
Verifică acuratețea informațiilor înainte de transmiterea acestora către furnizori sau către colegii din grup.
Menține o structură clară a documentelor, conform standardelor interne.

3. Support for Construction Project Managers

Asigură suport operațional pentru PM în toate fazele proiectului.
Pregătește rezumate săptămânale privind statusul proiectelor (riscuri, dependențe, întârziere livrări, puncte deschise).
Monitorizează progresul lucrărilor, livrărilor și echipamentelor.
Urmărește task-urile delegabile către furnizori sau alți parteneri externi.

4. Supplier Coordination (External & Group Suppliers)

Interacționează zilnic cu furnizori externi și furnizori de grup pentru clarificări, status și livrări.
Urmărește comenzile, timpii de livrare și escaladează întârzierile unde este necesar.
Se asigură că furnizorii primesc informații complete și corecte.
Menține un nivel profesional ridicat în comunicarea cu stakeholderi internaționali.

5. Financial & Administrative Support

Colectează și verifică oferte, comparând cantități, prețuri și scope.
Urmărește procesul de aprobare internă pentru costuri.
Verifică facturile pentru concordanță cu oferta, livrările și scope-ul aprobat.
Semnalează orice abatere față de buget.

6. Cross-Department Communication

Asigură un flux corect și rapid al informațiilor între construcții, operațiuni, logistică și departamentele de grup.
Coordonează și urmărește solicitările interdepartamentale.
Participă la call-uri și status meeting-uri cu echipe de grup.

Requirements

Hard Skills

Experiență minim 2–4 ani în roluri de coordonare procese / administrare proiecte / construcții retail.
Cunoștințe generale despre procesele într-un proiect de construcție (fără partea de autorizații).
Abilități solide de organizare, documentare și structurare a informațiilor.
Cunoștințe bune MS Office (Excel – avantaj).
Limba engleză – nivel minim mediu (obligatoriu), necesară datorită interacțiunii cu furnizori externi și echipele de grup.

Soft Skills

Atenție la detalii și acuratețe ridicată în lucrul cu documente.
Abilitate de prioritizare și follow-up constant.
Comunicare profesionistă și clară cu furnizori externi și stakeholderi internaționali.
Proactivitate, responsabilitate și orientare spre soluții.
Capacitatea de a lucra cu deadline-uri strânse și într-un mediu dinamic.

Success Indicators (KPI-uri)

Actualizare corectă și constantă a statusului proceselor.
Acuratețe ridicată în documente și date.
Livrări și echipamente urmărite fără blocaje.
Comunicări eficiente cu furnizorii externi și echipele de grup.
Suport consistent și structurat oferit PM-ilor.

Action values:

Orientarea către client
Eficientizarea costurilor
Spiritul de echipă
Disciplina
Simplitatea
Respectul


The essence of Action: small prices, big smiles.