📌 Office Manager

✅ Cerințe:
Cunoștințe solide privind activitățile administrative specifice rolului;
Abilitatea de a lucra eficient într-un mediu dinamic, cu priorități multiple;
Capacitate bună de organizare și rezolvare rapidă a problemelor;
Cunoștințe avansate de MS Office (Word, Excel, Outlook);
Orientare către rezultate și respectarea obiectivelor stabilite;
Integritate morală, seriozitate, responsabilitate și confidențialitate;
Tact, diplomație, echilibru comportamental și raționament corect;
Abilități bune de comunicare și colaborare.

➕ Reprezintă un avantaj:
Studii superioare finalizate;
Cunoașterea limbii engleze (nivel fluent – scris și vorbit);
Experiență minimă în activități financiar-contabile;
Permis de conducere categoria B.

🏢 Descrierea postului
Office Managerul este responsabil de administrarea biroului și a logisticii necesare desfășurării activităților companiei, având un rol-cheie în zona administrativă, legală, financiar-contabilă primară și HR.

🎯 Responsabilități
I. Administrativ & Logistică
Administrarea documentelor companiei (îndosariere, arhivare, înregistrare documente, inclusiv financiar-contabile);
Gestionarea contractelor companiei și securizarea informațiilor confidențiale;
Coordonarea fluxului de corespondență și a comunicărilor interne;
Achiziția lunară a materialelor necesare bunei funcționări a biroului;
Administrarea relației cu entitățile de la care sunt închiriate spații de locuit pentru personal;
Participarea la ședințe și proiecte pentru asigurarea suportului logistic și organizatoric;
Suport în activități de achiziții, management financiar și organizațional;
Întocmirea anuală a dosarului de recertificare ISO;
Monitorizarea documentelor necesare circulației autoturismelor companiei și reînnoirea acestora;
Organizarea și supervizarea programelor de reparații pentru flota auto;
Întâmpinarea vizitatorilor și asigurarea protocolului în cadrul întâlnirilor;
Preluarea altor activități administrative, în funcție de nevoi și priorități;
Prezentarea săptămânală a raportului de activitate și a planului de lucru pentru săptămâna următoare.

II. Legal
Verificarea și gestionarea depunerii la termen a raportărilor către instituțiile statului;
Întocmirea dosarelor pentru obținerea finanțărilor și relaționarea cu instituțiile publice;
Actualizarea datelor companiei la instituțiile statului, atunci când este necesar;
Supravegherea documentelor legale (contracte, acorduri, acte adiționale);
Sprijin în gestionarea litigiilor minore, în colaborare cu avocatul companiei;
Actualizarea procedurilor și regulamentelor interne conform modificărilor legislative;
Pregătirea și verificarea contractelor cu furnizorii, beneficiarii și subcontractorii, pe baza drafturilor existente.

III. Contabilitate primară / Financiar
Colectarea completă și la timp a documentelor contabile de la managerii de proiect;
Verificarea deconturilor lunare ale angajaților;
Centralizarea și verificarea pontajului lunar;
Confirmări periodice de sold cu clienții, furnizorii și băncile;
Respectarea procedurilor financiar-contabile interne;
Pregătirea dosarului de contabilitate (NIR-uri, documente justificative);
Întocmirea de rapoarte financiare din SmartBill;
Activități de contabilitate primară: deconturi cash, urmărire plăți și încasări, emitere OP-uri, bilete la ordin;
Pregătirea raportărilor solicitate de firma externă de contabilitate;
Efectuarea și urmărirea plăților administrative (cash și bancă);
Respectarea strictă a confidențialității datelor financiare.

IV. HR – Resurse Umane
Evidența pontajului personalului, inclusiv a angajaților din șantiere;
Activități administrative de management al resurselor umane;
Organizarea concediilor de odihnă și a zilelor libere;
Postarea anunțurilor de angajare pe platforme de specialitate;
Preselecția candidaților.