Monetăria Statului organizează proces de recrutare și selecție pentru ocuparea postului de Șef Compartiment Arhivă, poziție cu rol esențial în organizarea, coordonarea și dezvoltarea activității de arhivare la nivelul instituției.
Căutăm un profesionist riguros, responsabil și foarte bine organizat, capabil să coordoneze atât activitatea curentă a compartimentului, cât și procese complexe de inventariere, ordonare, evidență, selecționare și pregătire a documentelor pentru arhivare, în conformitate cu cerințele legale și procedurile interne.

Ne dorim o persoană care:
Detine studii superioare finalizate in domeniu;
Deține experiență relevantă în activități de arhivă, management documente sau domenii conexe;
Experiența anterioară în coordonarea unei echipe constituie un avantaj important;
Cunoaște principiile de organizare, evidență, păstrare și selecționare a documentelor;
Are capacitate foarte bună de planificare, prioritizare și urmărire a termenelor;
Poate gestiona simultan volume mari de documente și solicitări cu grade diferite de urgență;
Manifestă rigoare, atenție la detalii, responsabilitate și discreție;
Are capacitatea de a identifica probleme și de a propune soluții, nu doar de a executa sarcini;
Comunică ferm și profesionist și poate coordona eficient personalul din subordine;
Are bune cunoștințe de operare PC și capacitatea de a utiliza instrumente informatice pentru evidența și urmărirea documentelor.

Persoana selectată va avea, în principal, următoarele responsabilități:
Coordonează și controlează întreaga activitate a Compartimentului Arhivă;
Organizează activitatea personalului din subordine, stabilește priorități, termene și responsabilități și urmărește îndeplinirea acestora;
Asigură organizarea, ordonarea, inventarierea, evidența și păstrarea corespunzătoare a documentelor;
Coordonează preluarea documentelor de la structurile organizatorice ale instituției și verifică respectarea cerințelor privind predarea acestora la arhivă;
Urmărește constituirea corectă a unităților arhivistice și respectarea nomenclatorului arhivistic;
Asigură evidența documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă și trasabilitatea acestora;
Coordonează identificarea și extragerea documentelor necesare soluționării solicitărilor interne și externe;
Organizează activitatea de identificare a documentelor necesare întocmirii adeverințelor privind vechimea în muncă, veniturile, sporurile și alte drepturi necesare recalculării/stabilirii drepturilor de pensie;
urmărește respectarea termenelor de păstrare și derularea operațiunilor de selecționare a documentelor;
asigură aplicarea măsurilor necesare pentru protejarea, conservarea și securitatea fondului arhivistic;
Identifică deficiențele existente în activitatea de arhivare și propune conducerii măsuri concrete de remediere;
colaborează cu toate structurile instituției pentru stabilirea unui circuit documentar clar și eficient;
Participă la actualizarea procedurilor, instrucțiunilor și instrumentelor de lucru specifice activității de arhivă;
coordonează, după caz, relația operațională cu prestatorii externi de servicii arhivistice și verifică modul de executare a lucrărilor contractate;
Intocmește situații, rapoarte și informări periodice privind stadiul activităților, volumele de documente procesate, eventualele întârzieri și măsurile necesare;
răspunde de respectarea legislației arhivistice, a normelor interne, precum și a cerințelor privind confidențialitatea și protecția informațiilor gestionate.