Secretar(ă) / Asistent administrativ – HH CEPSIND SRL, BRĂILA


Avem nevoie de o persoană organizată, atentă la detalii și responsabilă, care își dorește un rol administrativ dinamic și variat, în cadrul căruia să ofere suport direct activității de management și să contribuie la buna organizare a documentelor și informațiilor din companie.
Este important să îți placă un job mixt, în care vei avea atât activități administrative și de organizare, cât și sarcini de comunicare cu colegii, furnizorii, clienții sau alte persoane cu care compania colaborează.


Ne dorim o persoană care:
lucrează ordonat și atent cu documente;
știe să își organizeze și prioritizeze activitățile;
urmărește o sarcină până la final;
este atentă la termene și la detalii;
comunică ușor și profesionist;
se adaptează rapid și este dispusă să învețe;
are cunoștințe bune de operare PC, Microsoft Office și e-mail (Claude/ChatGPT/Gemini si alte instrumente AI reprezintă un avantaj);
poate lucra cu mai multe aplicații și instrumente interne;
păstrează confidențialitatea informațiilor și documentelor companiei.

Experiența într-un post administrativ, de secretariat sau asistent manager constituie un avantaj, dar nu este obligatorie.
Noi venim la pachet cu un mediu de lucru plăcut, comunicare deschisă, instrumente și sisteme care să te ajute să îți organizezi activitatea și disponibilitatea de a investi în dezvoltarea abilităților necesare pentru acest rol.

Descrierea jobului
Asigurarea unui flux organizat al documentelor companiei, atât în format fizic, cât și electronic.
Primirea, înregistrarea, scanarea, organizarea și arhivarea documentelor.
Verificarea documentelor și identificarea documentelor lipsă sau incomplete.
Pregătirea documentelor pentru verificare, semnare, transmitere sau arhivare.
Gestionarea documentelor primite și expediate către clienți, furnizori și alți colaboratori.
Gestionarea corespondenței externe și interne a companiei.
Organizarea și menținerea arhivei societății.
Actualizarea unor evidențe și centralizatoare administrative.
Introducerea și verificarea unor informații în aplicațiile și programele utilizate de companie.
Efectuarea unor verificări administrative de rutină în programele interne.
Urmărirea documentelor care necesită completare, semnare, confirmare sau returnare.
Transmiterea documentelor și informațiilor către departamentele responsabile și urmărirea circuitului acestora.
Oferirea de suport administrativ Managerului în activitățile zilnice.
Sprijin în pregătirea documentelor necesare pentru relația cu furnizorii, clienții, instituțiile bancare sau diverse instituții publice.
Menținerea comunicării cu departamentele de management, contabilitate, producție și comercial pentru activitățile administrative aflate în lucru.
Pregătirea documentelor necesare pentru diverse raportări, verificări sau solicitări interne.
Organizarea documentelor și informațiilor astfel încât acestea să poată fi identificate și accesate rapid atunci când sunt necesare.
Asigurarea protocolului pentru vizitatori și colaboratori, atunci când este cazul.

Rolul presupune în principal activități de organizare, verificare, urmărire și suport administrativ. Responsabilitatea deciziilor comerciale, financiare sau manageriale rămâne în sarcina persoanelor desemnate din cadrul companiei.
Program de lucru: part-time.