AFI Romania isi extinde echipa de Residential si cauta un Leasing Administrator (specialist administrare contracte) organizat, atent la detalii si orientat catre clienti, care sa contribuie la administrarea si dezvoltarea proiectelor noastre rezidentiale.

In acest rol vei fi implicat(a) in administrarea contractelor de inchiriere, suportul oferit clientilor pe parcursul intregului proces de inchiriere si coordonarea activitatilor administrative necesare pentru buna functionare a proiectelor rezidentiale.

Vei lucra intr-un mediu colaborativ, alaturi de o echipa profesionista, cu oportunitati reale de dezvoltare si implicare in proiecte de amploare.

Daca esti organizat(a), comunicativ(a) si iti doresti sa faci parte dintr-unul dintre cei mai importanti dezvoltatori imobiliari din Romania, asteptam cu interes aplicatia ta.

Obiectivul general al postului

Asigura suport administrativ si operational echipei de vanzari/inchirieri in procesul de inchiriere a unitatilor locative din cadrul proiectelor AFI Romania (claidiri rezidentiale de inchiriere si vanzare), prin gestionarea contractelor, redactarea documentelor si intocmirea de rapoarte specifice.

Responsabilitati principale

• Intocmeste, redacteaza, actualizeaza si arhiveaza contracte de inchiriere, acte aditionale si alte documente specifice.

• Urmareste primirea contractelor din partea clientilor/ furnizorilor si semnarea acestora, le transmite catre departamentul Financiar - Contabil si returneaza exemplarele clientilor/ furnizorilor.

• Organizeaza documentatia din cadrul departamentului (contracte/ oferte/ specificatii tehnice/ comenzi): arhivare, scanare, etc.

• Verifica facturile emise (lunar/trimestrial) si urmareste incasarile, impreuna cu departamentul Financiar - Contabil.

• Mentine relatia cu furnizorii si clientii pentru implementarea campaniilor contractelor, achitarea debitelor aferente contractelor, inregistrarea sesizarilor/reclamatiilor etc.

• Informeaza departamentele interne implicate in procesul de vanzare/inchiriere/administrare cu privire la sesizari/reclamatii,evenimente (Mentenanta/ Operational/ Securitate/ Financiar) si urmareste finalizarea procesului de implementare/instalare/reparatie.

• Organizeaza si actualizeaza permanent arhiva cu fotografiile apartamentelor/campaniilor derulate in toate proiectele.

• Organizeaza si actualizeaza baza de date din cadrul departamentului: informatii cu privire la chiriasi/ clienti externi/ agentii de publicitate/ BTL / furnizori.

• Intocmeste rapoartele solicitate privind activitatea de vanzare/inchiriere

• Mentine legatura cu alte departamente interne (Juridic, Financiar, Operational, Mentenanta) pentru implementarea si derularea contractelor.

• Urmareste termenele contractuale si notifica cu privire la expirari sau modificari necesare.

• Este persoana de contact pentru clienti, partenerii de afaceri, furnizori, oferind suport in procesul de vanzare/inchiriere cu toate informatiile necesare.

• Asista si ofera suport in evenimentele si proiectele organizate in cadrul departamentului rezidential din cadrul Grupului.

• Răspuns prompt și profesionist la cererile de informații venite de la potențiali chiriași prin e-mail, telefon sau platforme online

• Stabilirea întâlnirilor pentru vizionarea apartamentelor, adaptând programul de lucru la disponibilitatea clienților (inclusiv in zilele de sambata si duminica)

• Identificarea nevoilor clienților și oferirea de soluții personalizate

• Pregătirea, revizuirea și semnarea contractelor de închiriere, asigurându-se că sunt în conformitate cu reglementările legale și politicile interne

• Introducerea tuturor informațiilor relevante despre chiriași și contractele de inchiriere în softul specializat de gestionare a proprietății

• Actualizarea periodică a bazei de date cu apartamentele disponibile, statusul contractelor și plățile efectuate

• Generarea rapoartelor necesare pentru monitorizarea gradului de ocupare și a performanțelor financiare

• Monitorizarea si contactarea chiriașilor pentru notificarea și rezolvarea eventualelor întârzieri în efectuarea plăților

• Oferirea de suport chiriașilor în toate etapele procesului de închiriere, inclusiv relocarea sau rezilierea contractului

• Gestionarea reclamațiilor sau solicitărilor chiriașilor legate de întreținerea apartamentelor sau alte probleme administrative.

Candidatul ideal

• Studii superioare (administrativ, economic, marketing, vanzari sau domenii conexe).

• Experienta minima de 2 ani intr-un rol administrativ, sales support (reprezinta un avantaj experienta in real estate / rezidential).

• Cunostinte bune de operare PC: Microsoft Office (Excel – formule, tabele, centralizari; Word; Outlook).

• Capacitate de lucru cu baze de date si fisiere de raportare (Excel / CRM / alte sisteme interne).

• Abilitati foarte bune de organizare, planificare si gestionare a documentelor (contracte, acte aditionale, oferte, comenzi).

• Atentie la detalii si acuratete in redactarea, verificarea si arhivarea documentelor.

• Capacitate de a lucra cu termene limita si de a gestiona simultan mai multe proiecte.

• Abilitati bune de comunicare si relationare cu clienti, furnizori si departamente interne (Financiar, Juridic, Operational, Mentenanta).

• Cunostinte de baza privind procesele de facturare, verificare facturi si urmarire incasari (avantaj).

• Disponibilitate pentru suport operational in gestionarea contractelor (noi, prelungiri, terminari, relocari etc) si participare la activitati in locatie, atunci cand este necesar.

• Spirit de echipa, atitudine proactiva, orientare catre solutii si respectarea procedurilor interne.

• Cunostinte de limba engleza – nivel mediu (scris si vorbit).

Beneficii:

• Pachet salarial competitiv, corelat cu experienta si nivelul de responsabilitate al rolului;

• Bonus anual de performanta si prima de Craciun;

• Tichete de masa, tichete cadou si tichete de vacanta;

• Asigurare medicala privata (Groupama) si abonament medical Regina Maria;

• Oportunitati de dezvoltare profesionala si implicare in proiecte rezidentiale de referinta;

• Mediu de lucru dinamic, colaborativ si orientat catre performanta;

• Program de lucru: luni-joi 09:00-18:00, vineri 09:00-15:30;

• Activitate desfasurata de la birou.

La AFI Romania credem ca succesul proiectelor noastre este construit de oamenii care le dau viata in fiecare zi. Promovam un mediu de lucru bazat pe profesionalism, colaborare, responsabilitate si dezvoltare continua, oferind colegilor nostri oportunitatea de a contribui la proiecte imobiliare de referinta si de a-si valorifica potentialul intr-o organizatie dinamica si orientata spre performanta.

Daca iti doresti sa faci parte din echipa noastra si sa contribui la dezvoltarea proiectelor rezidentiale AFI Romania, te invitam sa ne transmiti CV-ul tau la hr-ro@afi.global

Asteptam cu interes sa te cunoastem!