Coordonator administrativ

Este o persoană organizată, atentă și calmă, care se bucură să aducă ordine în procese.
Are inițiativă, discernământ și simț al priorităților.
Îi place să lucreze într-un mediu stabil, orientat spre calitate și profesionalism.
Înțelege importanța detaliilor și a comunicării clare.

Postul de Coordonator Administrativ are rolul de a susține buna funcționare a activităților zilnice din companie, asigurând coerența administrativă, gestionarea clienților și sprijinul permanent al echipei. Este persoana care aduce claritate, structură și ritm în activitatea internă, gestionând documentele, facturile și solicitările echipei cu profesionalism și calm.

Administrare & Documente:
- Redactează, emite și arhivează contracte, facturi, ofertări și alte documente administrative;
- Actualizează baza de date a clienților și asigură completitudinea dosarelor de certificare;
- Gestionează corespondența internă și externă (emailuri, documente, telefoane);
- Păstrează evidența și ordinea arhivei fizice și digitale;
- Asigură sprijin administrativ pentru echipa de auditori și management (rezervări, rapoarte, documente, logistică).

Relația cu clienții
- Este primul punct de contact pentru clienți – răspunde la solicitări, oferă informații clare și transmite mai departe cererile către persoanele responsabile;
- Gestionează comunicarea de follow-up cu clienții existenți (termene de recertificare, trimiterea certificatelor, solicitări suplimentare);
- Asigură o experiență profesionistă și prietenoasă pentru clienți, reflectând valorile companiei.

Contabilitate primară
- Emite facturi, înregistrează plăți și urmărește încasările;
- Colaborează cu contabilitatea pentru predarea documentelor financiare;
- Ține evidența cheltuielilor curente ale biroului și gestionează necesarul administrativ.

Suport intern & management
- Sprijină echipa managerială în sarcini administrative și logistice;
- Contribuie la menținerea unui climat ordonat, funcțional și armonios în birou;
- Propune soluții pentru eficientizarea fluxurilor administrative.