Assistant Office Manager

Căutăm o persoană entuziastă pentru secundarea și îndeplinirea activităților de birou și administrative, orientată spre detalii și mânată de o curiozitate tehnică înnăscută, care să se alăture echipei firmei noastre Havași Instalații.


Candidatul ideal

• experiența ca office assistant sau office manager (constituie avantaj)
• cunoștințe medii spre avansate în informatică (rețelistică, configurare sisteme de operare, etc.)
• cunoștințe avansate temeinice de utilizare a suitei MS Office (pentru Excel: formatări condiționale, VBA, pivoți etc.)
• cunoștințe avansate de utilizare a ecosistemului Apple (Mac, iCloud, Pages, Numbers etc.)
• dactilografiere și tastare metoda oarbă (blind method typing - touch typing)
  • cerință obligatorie
  • ne axăm pe ce tehnoredactăm, nu pe cum tehnoredactăm
  • ochii în monitor, toate cele 10 degete pe tastatură
  • nu ne împiedicăm degetele în taste ca să scriem un mail
• capacitate de redactare clară și concisă în stil corporativ-administrativ și tehnic, cu respectarea registrelor de limbă în funcție de mediul de comunicare (e-mail, whatsapp, comunicare internă sau externă) și de tipul destinatarului
• cunoștințe medii dovedite de lucru în Adobe Creative Suite sau echivalent pentru Mac (Affinity)
• cunoștințe medii de arhivare fizică și digitală
• cunoștințe medii de gestiune și programe de gestiune (ex. smartbill)
• cunoștințe medii de întocmire a devizelor și a bonurilor de consum
• cunoștințe medii de wordpress pentru publicare de newslettere sau actualizări de site
• permis de conducere categoria B
• stăpânirea limbii engleze pentru corespondență comercială și tehnică, nivel B2-C1 (obligatoriu)
• stăpânirea limbii germane pentru corespondență comercială și tehnică, nivel B2-C1 (constituie avantaj)

Profilul educațional ideal

• absolvent de Limbi Moderne Aplicate
• absolvent de inginerie în construcții, în instalații pentru construcții, sau în electrotehnică
• absolvent de programe de nivel licență în economie și finanțe

Reponsabilitățile postului

În calitate de asistent de birou vei participa, alături de restul personalului cu atribuții TESA și tehnic-administrative, ︁︀​︈︈​︈︈​︁︈︃la o serie de activități de birou care contribuie la buna funcționare a firmei, la organizarea și îmbunătățirea fluxurilor administrative ale acesteia, precum și la menținerea unei bune relații cu furnizorii, cu autoritățile, cu prospecții și clienții, cu colegii responsabili de execuția pe șantier și cu colegii de la birou. Astfel, pentru grupurile de părți interesate activitățile generice sunt, fără titlu exhaustiv, următoarele:

• furnizori
  • extinderea nomenclatoarelor de produse din oferta furnizorilor pe baza cataloagelor de produse și a fișelor tehnice (denumirea produsului, codul de producător, codul de furnizor, succintă descriere tehnică), care să permită ofertare rapidă
  • actualizarea permanentă a listelor de prețuri prin lansarea de solicitări de actualizare a prețurilor către furnizori
  • întocmirea de situații de consum anual sau trimestrial pe grupe de produse și tipuri de produse
  • solicitări de ofertă și negocieri de prețuri
  • compararea ofertelor și prezentarea ofertei celei mai avantajoase decidenților interni
  • recepția de mărfuri la livrare și confirmarea scripticului cu fapticul
• autorități publice
  • redactarea de documente către autoritățile publice (adrese, cereri etc.)
  • trimiterea spre vizare periodică a autorizațiilor care necesită reînnoirea periodică a vizelor
  • obținerea și efectuarea demersurilor pentru obținerea de autorizații noi, dacă se impune
  • îmbunătățirea și actualizarea profilului companiei pe platforma de achiziții publice
  • urmărirea de licitații și atribuiri în cadrul procedurilor de achiziții
  • întocmirea de oferte pentru achiziții publice
• prospecți și clienți
  • pregătirea drafturilor de ofertă și a contractelor
  • realizarea devizelor și a bonurilor de consum
  • realizarea și menținerea la zi a fișelor de client în funcție de stadiul lucrărilor
• colegii responsabili de execuția pe șantier
  • păstrarea și menținerea la zi a dosarelor personale ale angajaților (RM, SSM, PSI etc.)
  • supravegherea completării condicilor zilnice de prezență, a pontajelor și a statelor de plată
  • supravegherea completării listelor cu echipamentul individual de protecție și acordarea acestuia
  • livrarea de marfă pe șantiere și/sau alocarea mărfurilor pentru șantiere specifice pentru ridicare dimineața de către echipele de execuție
  • conceperea de truse de scule și de material mărunt, în funcție de fluxul existent pe șantiere
• organizare de birou
  • arhivarea fizică și digitală prin scanare a documentelor cu denumiri specifice pentru căutare ulterioară facilă
  • crearea, actualizarea și introducerea informațiilor și a datelor în baze de date
  • conceperea mementourilor interne (reminderelor) pentru activități periodice sau ocazionale (flotă auto, SSM, PSI etc.) și actualizarea și întreținerea acestora
  • tehnoredactarea și elaborarea de pliante, broșuri și alte documente de informare pentru clientul final (industrial, comercial sau rezidențial)
  • actualizarea secțiunilor de site și conceperea de secțiuni noi, când situația o impune, pentru prezentarea companiei, a tehnologiilor și a tehnicilor utilizate, a portofoliului de clienți
  • pregătirea pentru publicare a postărilor de tip buletin informativ (newsletter), a comunicatelor de presă și a postărilor de blog
  • postarea pe rețelele de socializare de intrări și conținut tematic
  • asigurarea de suport pentru echipă în alte sarcini administrative
  • emite documente de gestiune comercială: facturi, chitanțe, documente de livrare, bonuri fiscale
  • folosește abilitățile de comunicare în vederea menținerii unei bune relații cu clienții conform cerințelor echipei de vânzări
  • preia și distribuie solicitările venite din partea colegilor și clienților prin telefon sau email
  • păstrează și operează în diverse registre de evidență internă

Oferim:

• un loc de muncă stabil într-o afacere de familie dinamică și în plină dezvoltare, cu cea de-a doua generație deja implicată;
• un post de lucru cu echipamente Mac sau Windows și ergonomie de birou actuală;
• posibilitate de dezvoltare profesională;
• condiții salariale atractive.

Ca afacere de familie, Havași Instalații activează în industria sistemelor de încălzire tehnico-sanitare și de încălzire deja de peste 20 de ani. Suntem specializați pe sisteme de încălzire radiante de joasă temperatură și pompe de căldură. Soluțiile noastre tehnice și comerciale se adresează clienților HVAC rezidențiali, industriali și comerciali.