Ideal Candidate
Are minimum 4 ani experiență într-un rol similar;
Are experiență în HR administrativ, administrarea contractelor și relația cu instituțiile statului;
Este foarte bine organizată și poate gestiona simultan mai multe responsabilități;
Are capacitatea de a prioritiza și de a urmări activitățile până la finalizare;
Își asumă responsabilitatea pentru procesele pe care le gestionează;
Comunică eficient și colaborează ușor cu colegii, partenerii și instituțiile externe;
Este discretă și gestionează profesionist informațiile confidențiale;
Are cunoștințe bune de Microsoft Office, în special Excel;
Experiența în Revisal, payroll administrativ sau contabilitate primară reprezintă un avantaj.
Ne dorim un coleg care spune mai des „am rezolvat” decât „nu ține de mine”.
Job Description
Întocmirea contractelor individuale de muncă și a actelor adiționale;
Gestionarea relației cu furnizorul extern de HR și salarizare;
Operarea și actualizarea Revisal;
Administrarea dosarelor de personal;
Gestionarea concediilor de odihnă și a concediilor medicale;
Centralizarea și verificarea pontajelor;
Emiterea adeverințelor și a documentelor specifice;
Coordonarea administrativă a proceselor de recrutare împreună cu partenerul extern;
Publicarea și actualizarea anunțurilor de recrutare, atunci când este necesar;
Programarea interviurilor și comunicarea cu candidații pe parcursul procesului de recrutare;
Organizarea procesului administrativ de onboarding și offboarding;
Pregătirea echipamentelor, acceselor și documentației necesare pentru noii colegi.
Administrarea Contractelor & Relația cu Instituțiile
Gestionarea relației cu ANAF, ITM, autoritățile de mediu și alte instituții;
Administrarea contractelor de leasing și relația cu societățile de leasing;
Gestionarea relației cu băncile și actualizarea documentației necesare;
Administrarea contractelor de închiriere și monitorizarea obligațiilor contractuale;
Administrarea polițelor de asigurare pentru clădiri, autovehicule și alte bunuri;
Monitorizarea termenelor contractuale și a obligațiilor administrative;
Organizarea și arhivarea documentelor companiei;
Menținerea unei evidențe clare și actualizate a contractelor și documentelor administrative.
Payroll
Centralizarea și verificarea pontajelor;
Centralizarea bonusurilor și beneficiilor;
Verificarea documentelor aferente concediilor medicale;
Verificarea calculului salarial împreună cu furnizorul extern de salarizare.
Administrare Sediu & Suport Operațional
Gestionarea activităților administrative ale sediului;
Organizarea achizițiilor de consumabile, mobilier și echipamente;
Relația cu furnizorii de servicii și monitorizarea funcționării biroului;
Identificarea și rezolvarea problemelor administrative curente;
Asigurarea unui mediu de lucru organizat și funcțional pentru întreaga echipă.
Colaborare cu Departamentul Financiar
Colaborarea cu Financial Operations Specialist pentru buna desfășurare a activităților financiare;
Asigurarea continuității activității în perioadele de concediu sau absență ale colegilor din departament;
Suport pentru reconcilierea plăților și verificarea documentelor financiare;
Pregătirea documentelor pentru contabilitatea externă;
Alte activități administrative și financiare necesare funcționării companiei.
Company Description
Dropshot Coffee și Tastecrafters sunt două companii românești aflate în plină dezvoltare, active în domeniul cafelei de specialitate și al echipamentelor profesionale pentru industria HoReCa.
Ne dezvoltăm constant și căutăm un coleg organizat, responsabil și orientat către soluții, care să preia responsabilitatea funcției administrative a companiei și să contribuie la buna desfășurare a operațiunilor zilnice.
Acesta este un rol-cheie în organizație. Vei lucra direct cu managementul, firma externă de contabilitate, furnizorul extern de HR și salarizare, consultantul de recrutare, instituțiile statului și colegii din toate departamentele.
Acesta este un rol operațional, nu unul de management al unei echipe. Ne dorim o persoană care își asumă responsabilitatea pentru procesele administrative ale companiei și care este implicată direct în desfășurarea lor de la început până la final. Căutăm un om care organizează, urmărește și rezolvă lucrurile, nu doar le coordonează.
