Atenție foarte bună la detalii – să introducă fără greșeli comenzi, furnizori, tarife, facturi, numere de înmatriculare, date de livrare etc.
Organizare și prioritizare – să poată gestiona simultan mai multe solicitări și documente fără să piardă termene.
Cunoștințe bune de Excel și Office – filtre, tabele, formule de bază, verificări și centralizări.
Rapiditate la introducerea datelor, dar fără să sacrifice acuratețea.
Responsabilitate și autonomie – să nu fie nevoie să verifici permanent dacă și-a făcut sarcinile.
Capacitate de verificare – nu doar să introducă date, ci să observe când ceva nu este logic: tarif greșit, furnizor greșit, comandă incompletă, document lipsă.
Comunicare bună cu colegii și furnizorii – clară, politicoasă și orientată spre rezolvarea problemei.
Germană și/sau engleză, dacă lucrează cu Germania și parteneri externi.
Confidențialitate – va avea acces la prețuri, facturi, furnizori, salarii sau alte informații interne.
Stabilitate și seriozitate – pentru un back office este importantă continuitatea; procedurile și datele firmei se învață în timp.

Introducerea și actualizarea comenzilor de transport în sistem.
Crearea și actualizarea furnizorilor/clienților în baza de date.
Verificarea corectitudinii datelor introduse: tarife, rute, date de încărcare/descărcare, numere de comandă, referințe.
Pregătirea și arhivarea documentelor aferente curselor: CMR, comenzi, avize, facturi și alte documente.
Verificarea existenței documentelor necesare înainte de facturare.
Pregătirea documentelor și informațiilor pentru departamentul de contabilitate/facturare.
Verificarea facturilor primite de la transportatori sau furnizori față de comenzile din sistem.
Urmărirea documentelor lipsă și solicitarea acestora de la șoferi, transportatori sau parteneri.
Actualizarea tarifelor și condițiilor comerciale în sistem, conform aprobărilor primite.
Menținerea evidenței subcontractorilor și a documentelor acestora.
Realizarea de centralizări și rapoarte în Excel.
Verificarea periodică a comenzilor neînchise sau incomplete.
Colaborarea cu dispecerii, departamentul financiar, contabilitate și management.
Comunicarea cu furnizorii și partenerii pentru clarificarea diferențelor sau documentelor lipsă.
Respectarea procedurilor interne și păstrarea confidențialității informațiilor comerciale.