You probably look like:
3-7 years of experience as an executive assistant, office manager, or operations coordinator, ideally in a startup, professional services, or similar fast-moving environment. You're extremely well-organised, you write clearly, and you anticipate what's needed before being asked. You're confident handling sensitive information and you understand that discretion is part of the job. You're comfortable with modern productivity tools (Google Workspace or Microsoft 365, calendar systems, expense tools, basic project tracking) and you pick up new tools quickly. You're equally at ease speaking with investors, suppliers, candidates, and engineers. You'll thrive here if You take pride in being the person who makes everything run smoothly. You're proactive rather than reactive — you see what needs doing and you do it. You're calm under pressure and you don't drop balls. You're discreet, professional, and warm in the right measures for each conversation. You want a role where you'll grow with the company and take on increasing responsibility as the team scales. You're excited to be part of building something serious from Romania.
Requirements: EU citizenship or existing right to work in Romania. Fluent English and Romanian, both spoken and written. Willingness to undergo background vetting. Comfortable with the discretion required in a defence and security-adjacent business. To apply [contact] with a brief introduction and a CV. /
Peferabil sa ai:
Intre 3 și 7 ani de experiență ca asistent executiv, manager de birou sau coordonator de operațiuni, ideal într-un startup, servicii profesionale sau un mediu similar cu evoluție rapidă. Ești extrem de bine organizat, scrii clar și anticipezi ce este necesar înainte de a ți se cere. Ești încrezător în gestionarea informațiilor sensibile și înțelegi că discreția face parte din job. Te simți confortabil cu instrumentele moderne de productivitate (Google Workspace sau Microsoft 365, sisteme de calendar, instrumente de gestionare a cheltuielilor, instrumente de bază pentru urmărirea proiectelor) și înveți rapid instrumente noi. Te simți la fel de relaxat când vorbești cu investitorii, furnizorii, candidații și inginerii. Vei prospera aici dacă: Te mândrești cu faptul că ești persoana care face ca totul să meargă fără probleme. Ești proactiv mai degrabă decât reactiv - vezi ce trebuie făcut și o faci. Ești calm sub presiune și nu scapi mingea. Ești discret, profesionist și cald în măsura potrivită pentru fiecare conversație. Îți dorești un rol în care vei crește odată cu compania și îți vei asuma responsabilități din ce în ce mai mari pe măsură ce echipa se extinde. Ești încântat să faci parte la construirea a ceva serios din România.
Cerințe: Cetățenie UE sau drept de muncă existent în România. Cunoștințe fluente de engleză și română, atât vorbite, cât și scrise. Disponibilitate pentru verificarea antecedentelor. Simțirea discreției necesare într-o afacere din domeniul apărării și securității.

You'll manage the founder's calendar, inbox, travel, and day-to-day priorities. You'll be the first point of contact for investors, advisors, candidates, partners, and visitors. You'll run the office as a physical and operational space — making sure the right things are ordered, the right people are welcomed, the right meetings happen smoothly, and the founder's time is spent on what matters most. As the company grows, the role will grow with it, expanding into broader operations, light HR coordination, event organisation, and team-wide logistics. The founder's calendar and inbox, prioritised ruthlessly and managed proactively. Travel arrangements, including international trips to customers, conferences, and partners. Meeting preparation — briefing notes, agendas, follow-ups, action tracking. Visitor management and front-of-house for investors, advisors, and customers visiting the office. Day-to-day office running: suppliers, utilities, IT coordination with the engineering team, office supplies, courier and logistics, basic facilities. Light bookkeeping coordination with the external accountant — expense tracking, invoice handling, document filing. Confidential document handling and discretion across everything you touch. Event coordination as the company attends conferences and hosts customers in Bucharest.
What we offer : A competitive Bucharest salary and a real role at the centre of a growing company. The chance to shape how the office and operations function are built from day one. Direct working relationship with the founder and exposure to every part of the business — investors, customers, hiring, strategy. Room to grow into a broader operations or chief-of-staff role as the company scales./
Vei gestiona calendarul, inbox-ul, deplasările și prioritățile zilnice ale fondatorului. Vei fi primul punct de contact pentru investitori, consilieri, candidați, parteneri și vizitatori. Vei conduce biroul ca un spațiu fizic și operațional — asigurându-te că lucrurile corecte sunt ordonate, persoanele potrivite sunt binevenite, ședințele potrivite se desfășoară fără probleme și timpul fondatorului este petrecut cu ceea ce contează cel mai mult. Pe măsură ce compania crește, rolul va crește odată cu ea, extinzându-se în operațiuni mai ample, coordonare ușoară a resurselor umane, organizarea de evenimente și logistică la nivelul întregii echipe. Calendarul și inbox-ul fondatorului, prioritizate fără milă și gestionate proactiv. Aranjamente de călătorie, inclusiv excursii internaționale la clienți, conferințe și parteneri. Pregătirea întâlnirilor — note informative, agenzi, evenimente ulterioare, urmărirea acțiunilor. Gestionarea vizitatorilor și recepție pentru investitori, consilieri și clienți care vizitează biroul. Funcționarea zilnică a biroului: furnizori, utilități, coordonare IT cu echipa de inginerie, rechizite de birou, curierat și logistică, facilități de bază. Coordonare contabilă ușoară cu contabilul extern — urmărirea cheltuielilor, gestionarea facturilor, arhivarea documentelor. Gestionarea documentelor confidențiale și discreție în tot ceea ce abordezi. Coordonare evenimente, deoarece compania participă la conferințe și găzduiește clienți în București.
Ce oferim: Un salariu competitiv în București și un rol real în centrul unei companii în creștere. Șansa de a modela modul în care funcționează biroul și operațiunile se construiește încă din prima zi. Relație de lucru directă cu fondatorul și expunere la fiecare aspect al afacerii - investitori, clienți, angajări, strategie. Spațiu de creștere într-un rol mai amplu de operațiuni sau șef de personal pe măsură ce compania se extinde.

An early-stage Romanian deep-tech company is hiring an Executive Assistant to the founder. This is a high-trust, high-visibility role at the heart of a growing company. You'll be the operational backbone that lets the founder focus on building the business, and you'll run the office as it grows from a handful of people to a serious team.
O companie românească deep-tech aflată la început de drum angajează un Asistent Executiv pentru fondator. Acesta este un rol de înaltă încredere și vizibilitate, în centrul unei companii în creștere. Vei fi coloana vertebrală operațională care îi permite fondatorului să se concentreze pe dezvoltarea afacerii și vei conduce biroul pe măsură ce acesta crește de la o mână de oameni la o echipă serioasă.