Căutăm o persoană foarte bine organizată, energică și orientată spre soluții, care să combine rigoarea administrativă cu inițiativa, creativitatea și abilitățile de relaționare.

Candidatul potrivit observă ce trebuie făcut, propune idei utile și le urmărește până la implementare, fără să aștepte instrucțiuni pentru fiecare etapă. Este calm în perioadele aglomerate, știe să stabilească priorități și poate gestiona simultan activități de birou, deplasări, relația cu clienții, documente, stocuri și sarcini operaționale.

Cerințe obligatorii

Capacitate foarte bună de organizare, prioritizare și respectare a termenelor;
Atitudine proactivă și orientare către rezolvarea concretă a problemelor;
Punctualitate, seriozitate, discreție și responsabilitate;
Comunicare clară și profesionistă cu clienți, furnizori, colaboratori și reprezentanți ai instituțiilor publice;
Cunoștințe de contabilitate primară: facturi, chitanțe, bonuri, deconturi, registru de casă, note de recepție, evidența documentelor și pregătirea acestora pentru contabilitate;
Cunoștințe de bază privind gestiunea stocurilor, recepția mărfurilor și inventarierea;
Abilități comerciale și orientare spre vânzări: contactarea clienților, prezentarea ofertelor, programarea vizionărilor și urmărirea solicitărilor;
Utilizarea bună a e-mailului, Microsoft Office sau Google Workspace, în special Word/Docs și Excel/Sheets;
Permis de conducere categoria B și disponibilitate pentru activitate de teren;
Capacitatea de a lucra independent, dar și de a coopera cu o echipă restrânsă;
Disponibilitate pentru participarea ocazională la evenimente desfășurate seara sau în weekend, în condițiile stabilite de comun acord.

Constituie avantaj

Experiența într-un rol de asistent manager, office manager, coordonator operațional, sales support sau administrativ;
Experiența în imobiliare, vânzări, HoReCa, organizare de evenimente ori gestiune;
Experiența în relația administrativă cu autoritățile și instituțiile publice;
Cunoașterea limbii engleze;
Afinitatea pentru muzica rock, alternativă și pentru mediul evenimentelor muzicale.

Nu este obligatoriu ca persoana să fi lucrat anterior în toate domeniile menționate. Sunt însă esențiale capacitatea de învățare rapidă, adaptabilitatea și dorința de a duce sarcinile până la final.

Descrierea rolului

Rolul presupune colaborarea directă cu administratorul/directorul companiei și asigurarea legăturii dintre activitatea administrativă, proiectele imobiliare, activitatea comercială, operațiunile HoReCa și organizarea de evenimente.

Scopul postului este ca documentele și termenele să fie urmărite corect, clienții să primească răspunsuri rapide, vizionările și deplasările să fie bine organizate, stocurile să fie controlate, iar activitățile curente să se desfășoare eficient.

Este un post dinamic, cu activitate atât la birou, cât și pe teren, potrivit unei persoane căreia îi place varietatea și care poate trece rapid de la o sarcină administrativă la una comercială sau operațională.

Responsabilități principale
Administrativ și organizare

Gestionarea calendarului, întâlnirilor, deplasărilor și termenelor importante;
Organizarea corespondenței, documentelor, contractelor și arhivei fizice sau electronice;
Redactarea și transmiterea adreselor, solicitărilor, proceselor-verbale și altor documente administrative;
Pregătirea, depunerea, ridicarea și urmărirea documentațiilor la instituții și autorități publice;
Menținerea evidenței dosarelor și informarea periodică privind stadiul acestora;
Organizarea activităților zilnice și urmărirea sarcinilor stabilite împreună cu managementul.

Contabilitate primară și gestiune

Colectarea, verificarea și organizarea documentelor financiar-contabile primare;
Evidența facturilor, bonurilor, chitanțelor, deconturilor și documentelor de plată;
Pregătirea și transmiterea documentelor către contabilitate;
Întocmirea sau verificarea documentelor de recepție a mărfurilor;
Evidența intrărilor și ieșirilor din gestiune;
Participarea la inventarierea periodică a stocurilor;
Semnalarea diferențelor, lipsurilor sau problemelor constatate în evidența stocurilor.

Vânzări și activitate imobiliară

Preluarea și contactarea persoanelor interesate de proprietăți sau servicii;
Programarea și confirmarea vizionărilor;
Participarea la vizionări și prezentarea proprietăților, după perioada de instruire;
Urmărirea clienților după vizionare și menținerea legăturii până la finalizarea procesului;
Actualizarea anunțurilor, ofertelor, bazelor de date și informațiilor despre proprietăți;
Menținerea unei evidențe clare a solicitărilor, discuțiilor și etapelor de vânzare;
Sprijin în pregătirea ofertelor și documentelor necesare tranzacțiilor.

HoReCa și evenimente

Sprijin în administrarea operațională a barului sau locației HoReCa;
Comunicarea cu furnizorii și urmărirea comenzilor;
Verificarea livrărilor, documentelor și stocurilor;
Sprijin în organizarea programului și activităților curente;
Participarea la pregătirea și desfășurarea evenimentelor;
Coordonarea logisticii de bază înainte, în timpul și după evenimente;
Identificarea unor soluții de eficientizare a activității și reducere a pierderilor.

Raportare și îmbunătățirea activității

Prezentarea unei situații săptămânale privind dosarele, clienții, vizionările, stocurile și sarcinile restante;
Identificarea problemelor înainte ca acestea să devină urgente;
Propunerea și implementarea unor proceduri simple de organizare;
Urmărirea până la final a sarcinilor și proiectelor asumate;
Păstrarea confidențialității informațiilor companiei și ale clienților.

Păstrează în anunț numai beneficiile pe care le poți oferi în mod real.

Text gata de copiat
Oferim

Contract individual de muncă, pe perioadă [determinată/nedeterminată];
Salariu fix de [intervalul salarial net], în funcție de experiență;
Bonusuri de performanță și/sau comision pentru rezultatele comerciale;
Telefon și laptop de serviciu;
Mașină de serviciu sau decontarea integrală a deplasărilor efectuate în interes profesional, după caz;
Proceduri clare, instruire inițială și sprijin în perioada de integrare;
Un rol cu autonomie reală și posibilitatea de a propune și implementa idei;
Expunere la domenii diverse: imobiliare, vânzări, HoReCa și evenimente;
Posibilitate de dezvoltare către un rol de Office Manager sau Operations Manager;
Mediu antreprenorial, dinamic și orientat spre rezultate;
Participare la evenimente și proiecte din zona muzicii rock și alternative;
Compensarea muncii desfășurate în afara programului obișnuit prin [timp liber corespunzător/bonus/alt sistem concret].