Rolul de Administrativ Assistant (Front Desk Assistant) reprezintă primul punct de contact al companiei noastre. Această poziție îmbină sarcinile tradiționale cu suportul administrativ esențial pentru echipele de inginerie, proiectare, vânzări și contabilitate. Persoana selectată va asigura o experiență profesională și primitoare pentru clienți, furnizori și parteneri, gestionând în același temp activitățile primare de facturare, introducerea datelor în ERP-ul NetSuite și buna desfășurare a operațiunilor zilnice de birou.

1. Managementul recepției și relația cu vizitatorii/echipa

· Primirea vizitatorilor: Întâmpină clienții, furnizorii, subcontractanții și partenerii internaționali care sosesc la sediu pentru întâlniri de proiect, asigurând un protocol profesional.

· Gestionarea apelurilor: Preia și redirecționează apelurile telefonice către departamentele corespunzătoare și oferă informații generale.

· Corespondență și curierat: Sortează, înregistrează și distribuie corespondența fizică, coletele aduse de curieri și documentațiile tehnice de proiect intrare/ieșire.

2. Facturare primară și introducere date (NetSuite)

· Operare NetSuite: Introduce corect și la timp datele logistice, profilele de clienți/furnizori și specificațiile de proiect în sistemul ERP NetSuite.

· Facturare primară: Emite facturi primare, proforme și avize de însoțire a mărfii pe baza datelor validate de echipele de vânzări și proiectare.

· Suport financiar: Asistă departamentul financiar în verificarea de bază a documentelor justificative și corelarea acestora cu înregistrările din sistem.

3. Suport administrativ și logistic

· Managementul documentelor: Oferă sprijin echipei de proiectare și vânzări pentru imprimarea, scanarea și arhivarea planurilor tehnice (layout-uri de rafturi), ofertelor comerciale sau documentațiilor pentru licitații.

· Organizarea ședințelor: Coordonează rezervările pentru sălile de ședințe, asigurându-se că acestea sunt pregătite cu materialele necesare, protocol și echipamente tehnice funcționale.

· Aprovizionare administrativă: Monitorizează stocul de rechizite, consumabile de birou și produse de protocol, plasând comenzi pentru completarea acestora.

· Aranjamente de călătorie: Oferă suport pentru rezervarea de transport și cazare în vederea deplasărilor.

Cerințe și calificări

· Experiență: Minimum 4 ani de experiență într-un rol de secretariat sau suport administrativ. Experiența în cadrul unei companii de construcții, inginerie sau logistică reprezintă un avantaj.

· Educație: Studii medii finalizate (diplomă de bacalaureat); studiile superioare constituie un avantaj.

· Limbi străine: Abilități excelente de comunicare în limba română și cunoștințe foarte bune de limba engleză (scris și vorbit) pentru interacțiunea cu furnizorii internaționali sau partenerii de rețea.

· Abilități IT: Cunoștințe solide de operare MS Office (Word, Excel, Outlook). Experiența anterioară de lucru cu un sistem ERP (preferabil NetSuite) sau familiaritatea de bază cu formate PDF/planuri tehnice constituie un avantaj major.

· Competențe personale: Prezență profesională, abilități excelente de organizare, atenție sporită la detalii (în special la introducerea cifrelor și facturare), atitudine proactivă și capacitate de gestionare a sarcinilor multiple.

Abilitati social media - Cunoștințe solide de operare in social media