Descrierea rolului

Căutăm asistent administrativ organizat, responsabil și atent la detalii, care să contribuie la buna funcționare a activităților zilnice ale companiei. Ne dorim o persoană proactivă, cu bune abilități de organizare și comunicare, care poate gestiona eficient mai multe sarcini, urmărește termenele și se asigură că activitățile administrative sunt realizate corect și la timp.

Rolul presupune coordonarea activităților administrative de la birou, gestionarea documentelor și corespondenței, organizarea deplasărilor de serviciu, relația cu vizitatorii și furnizorii, precum și asigurarea suportului administrativ pentru celelalte departamente.

Responsabilități principale

Activități administrative și gestionarea documentelor

• Preluarea, scanarea, înregistrarea și distribuirea corespondenței de intrare și de ieșire.

• Organizarea și actualizarea evidențelor administrative și urmărirea termenelor de răspuns.

• Pregătirea, copierea, arhivarea și transmiterea documentelor către persoanele responsabile.

• Gestionarea solicitărilor administrative venite din partea departamentelor companiei.

Organizarea deplasărilor de serviciu

• Identificarea și compararea ofertelor pentru bilete de avion, cazare și transport.

• Efectuarea rezervărilor după obținerea aprobărilor necesare.

• Gestionarea modificărilor și anulărilor și transmiterea informațiilor către colegii implicați.

• Urmărirea costurilor și a documentelor justificative aferente deplasărilor.

Gestionarea facturilor și a documentelor justificative

• Verificarea facturilor primite pentru cheltuielile administrative și deplasările inițiate.

• Verificarea concordanței dintre facturi, rezervări, comenzi și documentele de plată.

• Colaborarea cu departamentul de Contabilitate pentru clarificarea eventualelor neconcordanțe și urmărirea facturilor lipsă.

• Înregistrarea și atașarea documentelor justificative la solicitările aferente.

Recepție și organizarea întâlnirilor

• Întâmpinarea vizitatorilor și anunțarea persoanelor pe care aceștia le vizitează.

• Pregătirea sălilor de ședințe înaintea întâlnirilor și menținerea ordinii după utilizare.

• Asigurarea necesarului de protocol pentru întâlniri și vizitatori.

• Gestionarea corespunzătoare a corespondenței și coletelor primite.

Birotică, consumabile și curierat

• Monitorizarea stocurilor de birotică, consumabile și produse de protocol.

• Centralizarea necesarului și plasarea comenzilor către furnizorii agreați, în limitele aprobate.

• Pregătirea expedierilor, emiterea documentelor de curierat și urmărirea livrărilor până la confirmare.

• Recepționarea și distribuirea coletelor către destinatari.

Organizarea activității și suport pentru echipă

• Planificarea și urmărirea sarcinilor administrative cu ajutorul aplicațiilor interne.

• Actualizarea statusului activităților și comunicarea eventualelor întârzieri sau probleme.

• Întocmirea rapoartelor periodice privind activitățile realizate și cele în curs.

• Colaborarea cu toate departamentele pentru desfășurarea eficientă a activităților de birou.

Cerințe

• Minimum 2 ani de experiență într-un rol administrativ, de asistență, recepție sau secretariat.

• Cunoștințe medii de Microsoft Excel și utilizare bună a aplicațiilor de e-mail.

• Abilități foarte bune de comunicare în limba română, inclusiv în scris.

• Cunoștințe de limba engleză la nivel conversațional.

• Capacitate bună de organizare, planificare și prioritizare a sarcinilor.

• Atenție la detalii și capacitatea de a urmări activitățile până la finalizare.

• Seriozitate, discreție și respectarea confidențialității informațiilor.

• Atitudine proactivă, autonomie în organizarea activității și abilitatea de a gestiona situații neprevăzute.

• Abilități de comunicare și o atitudine profesionistă în relația cu vizitatorii, colegii și furnizorii.

Experiența în organizarea deplasărilor, utilizarea platformei e-Factura, gestionarea corespondenței electronice sau folosirea unor aplicații precum Jira reprezintă un avantaj. Pentru aplicațiile interne se va asigura instruire.

Ce oferim

• Un rol cu responsabilități clare și activități administrative variate.

• Colaborare directă cu mai multe departamente ale companiei.

• Instruire pentru utilizarea aplicațiilor și procedurilor interne.

• Oportunitatea de a contribui activ la organizarea și eficientizarea activității de birou.

Program și locație

• Locație: Iași, la sediul companiei.

• Program: luni–vineri, 08:00–17:00, cu pauză de masă de 30 de minute.

• Normă de lucru: full-time, 8 ore pe zi.

• Mod de lucru: exclusiv de la birou.

Despre URBIO

URBIOLED SRL este o companie cu sediul în Iași, activă în domeniul soluțiilor de iluminat și al tehnologiilor asociate. Pentru mai multe informații despre activitatea noastră, vizitează site-ul https://urbio.ai.

Dacă ești o persoană organizată, responsabilă și îți place să ai lucrurile bine planificate și sub control, te invităm să aplici și să ne trimiți CV-ul tău.