Căutăm o persoană organizată, atentă la detalii și responsabilă, care să gestioneze cu rigurozitate activitățile de arhivare și administrare a documentelor.

Ne dorim un coleg/o colegă care:

* are foarte bune abilități de organizare, ordonare și gestionare a documentelor;
* este atent(ă) la detalii și poate lucra cu un volum mare de documente;
* respectă procedurile interne și confidențialitatea informațiilor gestionate;
* este o persoană serioasă, responsabilă și punctuală;
* poate lucra atât independent, cât și în colaborare cu colegii din alte departamente;
* are cunoștințe de bază de operare PC și este familiarizat(ă) cu scanarea, introducerea și organizarea documentelor în format electronic;
* are disponibilitate pentru deplasări ocazionale în Sibiu și Cluj, în vederea desfășurării activităților de arhivare;
* experiența anterioară în arhivare, administrarea documentelor sau într-un rol similar constituie un avantaj.

Permisul de conducere categoria B poate constitui un avantaj, în funcție de modalitatea de organizare a deplasărilor.

Persoana care va ocupa această poziție va fi responsabilă de organizarea, clasificarea, arhivarea și administrarea documentelor companiei, atât în format fizic, cât și electronic.

Rolul presupune gestionarea atentă a documentelor, menținerea unei evidențe clare și respectarea procedurilor interne privind arhivarea și confidențialitatea informațiilor.

Activitatea se va desfășura în principal la sediul companiei și va presupune deplasări ocazionale în Sibiu și Cluj, pentru organizarea și arhivarea documentelor din locațiile respective.

Responsabilități principale

* Preluarea, verificarea, sortarea și clasificarea documentelor în vederea arhivării;
* Organizarea documentelor și dosarelor conform procedurilor interne;
* Arhivarea documentelor în format fizic și electronic;
* Scanarea, denumirea și organizarea documentelor în format digital;
* Întocmirea și actualizarea evidenței documentelor arhivate;
* Identificarea și furnizarea documentelor solicitate de către departamentele interne;
* Asigurarea depozitării și păstrării corespunzătoare a documentelor;
* Verificarea periodică a arhivei și menținerea acesteia într-o formă organizată și ușor accesibilă;
* Respectarea termenelor și procedurilor stabilite pentru gestionarea documentelor;
* Respectarea cerințelor privind confidențialitatea și securitatea informațiilor;
* Colaborarea cu departamentele companiei pentru colectarea, predarea și organizarea documentelor;
* Pregătirea documentelor și dosarelor pentru arhivare;
* Participarea la activități de reorganizare și inventariere a arhivei;
* Efectuarea de deplasări ocazionale în Sibiu și Cluj pentru activități de sortare, organizare, inventariere și arhivare a documentelor;
* Îndeplinirea altor activități administrative conexe, în funcție de necesitățile departamentului.