RESPONSABILITATI / BENEFICII:
- executarea lucrărilor de registratura generală
- lucrări de corespondență primită și emisă de unitate; lecturarea corespondenței primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea și urmărirea rezolvării corespondenței primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenței cu materialul de bază; pregătirea corespondenței pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenței prin organizarea muncii curierilor.
- atribuții de documentare
- scrierea rapidă, stenografierea discuțiilor din ședințe
- multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind mașina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mașinilor de copiat, corectarea greșelilor, cunoașterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.
- traduceri și retroversiuni de acte, corespondență, materiale documentare, cunoașterea unei limbi străine de circulație internațională scris și vorbit.
- probleme de protocol și relații cu publicul
- evidența necesarului de consumabile și evidența de personal (secretara întocmește referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ține evidența orelor suplimentare, concediilor, evidența delegațiilor, a deplasărilor și a evenimentelor profesionale.
- pregătirea călătoriilor de serviciu ale șefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obținerea vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie să se întâlnească șeful și stabilirea programului.
- cunoașterea și folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, mașina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoașterea tehnoredactării computerizate și a programelor pentru aceasta.
- organizarea sistemului informațional: primirea prelucrarea și transmiterea informațiilor
- întocmirea contabilității primare a firmei
- primirea și transmiterea comunicărilor telefonice
- organizarea ședințelor și a materialelor necesare
- difuzarea în unitate a deciziilor și instrucțiunilor cu caracter de circulată
- perfecționarea permanentă din punct de vedere profesional
- un bun corespondent, folosind o limbă corectă și bogată în conținut
- un dactilograf îndemânatic, scriind fără greșeli de tastare și limbă |
