Asistent Director Executiv

COMPETENŢE
Studii superioare
MS Office
Cunoştinţele din domeniul medical / farmaceutic reprezintă un avantaj.

LIMBI STRĂINE
Engleza la nivel avansat este obligatorie, franceza este un plus.

LOCUL DE DESFĂŞURARE A ACTIVITĂŢII
La sediul asociaţiei in biroul din Bucureşti

1. Asigură comunicarea cu membrii ARPIM:
- Asigură comunicarea cu toţi membrii ARPIM (prin telefon fix sau mobil, fax, e-mail) cu privire la informaţii de interes comun, convocări, monitorizarea avizelor de primire, etc.
- Distribuirea către toţi membrii a materialelor tipărite primite în atenţia ARPIM (scrisori, materiale informative).

2. Asigură comunicarea cu Preşedintele ARPIM:
- Transmite Preşedintelui ARPIM toate materiale care îi sunt adresate sau care îl pot interesa (primite prin scrisori, fax, e-mail).

3. Redactează procesele verbale si minutele reuniunilor la care participa:
- Redactează procesele verbale si minutele şedinţelor Adunării Generale si ale grupurilor de lucru.
- Transmite Directorului Executiv si Preşedintelui procesele verbale pentru a fi verificate/aprobate
- Postează pe site procesele verbale imediat ce acestea au fost revăzute/aprobate de către Preşedinte.

4. Actualizarea datelor de contact ale membrilor ARPIM:
- Actualizează regulat baza cu datele de contact ale membrilor ARPIM (numele şi adresa de e-mail a managerilor pe ţară, adresa companiilor, numerele de telefon/fax, ale directorilor de firme, structura grupurilor de lucru).

5. Monitorizează achitarea taxelor anuale de către membrii :
- Transmite către toţi membrii ARPIM notificările de plată a taxei, prin e-mail sau prin scrisoare semnată în original de către preşedintele ARPIM.
- Confirmă prin e-mai managerului financiar a companiei repective primirea plăţii.
- Transmite scrisori de reamintire către membrii ARPIM care au depăşit termenul limită de plată.

8. Arhiveză documentele ARPIM:
- documentele primite/trimise în cadrul corespondenţei cu membrii ARPIM ;
- scrisorile şi materialele primite de la autorităţile din domeniu sau de la alte organizaţii cu care colaborează ARPIM ;
- copiile după scrisorile şi materialele trimise de către ARPIM instituţiilor menţionate mai sus.

7. Operaţiuni bancare:
- Păstrează şi arhivează extrasele de cont.
- Efectuează plăţi prin ordine de plată.
- Retrage numerar pentru cheltuielile lunare.
- Realizează plăţi prin serviciul de plăţi directe (pentru oparaţii mai rapide).

8. Menţine relaţia cu departamentul de contabiliate :
- Trimite/primeşte documente contabile.

9. Documentele de resurse umane:
- Păstrează relaţia cu camera de muncă pentru actualizarea documentelor atunci când este necesar.

10. Alte operaţiuni financiare:
- Efectuează plata chiriei pentru biroul ARPIM (o dată pe an)
- Păstrează facturile de la furnizori în vederea trimiterii lor către departamentul de contabilitate (lunar şi/sau de câte ori este necesar).

11. Office management :
- Asigură plata la timp a facturilor (întreţinere, telefon, etc.).
- Asigură întreţinerea / repararea echipamentului de birou.
- Asigură aprovizionarea cu consumabile pentru birou (hârtie, dosare, etc), curaţenie şi protocol (cafea, ceai, apa etc).
Toate cele de mai sus includ: selectarea ofertelor, efectuarea comenzilor şi urmărirea lor, monitorizarea livrărilor, plata facturilor.

12. Organizarea şedinţelor:
- Face convocarea pentru sedintele organizate de ARPIM
- Asigură activitatea de protocol si secretariat pentru sedinte.

13. Colaborează cu furnizorii:
- Anunţă organizarea de conferinţe, simpozioane sau alte evenimente promovate de ARPIM;
- Transmite prin e-mail materiale publicate şi distribuite de ARPIM;
- Comandă materiale personalizate atunci cand este necesar (antete, scrisori, cărţi de vizită, pixuri, materiale pentru evenimente speciale – de ex. afişe) şi monitorizează comenzile.

14. Distribuie materialele promoţionale ale ARPIM la sfârşitul fiecărui an:
- materialele promoţionale cerute de către companiile membre (pixuri, calendare, agende, etc.) ;
- distribuie materiale promoţionale către colaboratorii ARPIM.

15. Verifică şi actualizează site-ul ARPIM:
- Actualizează părtea publică a site-ului ARPIM (parte ce conţine coordonatele membrilor).
- Postează pe site diverse documente (procesele verbale ale şedinţelor, domente venite de la EFPIA, CNPR, etc).

16. Responsabilităţi legate de activitatea echipei Ethical Environment
- Monitorizează materialele trimise de către membrii EEWG (cereri de sponsorizări, donaţii, etc.).
- Postează pe site aceste documente (atunci când este cazul) pentru a asigura transparenţa informaţiilor între membrii ARPIM referitor la codul etic ARPIM.

17. Buletinul ANM – Versiunea în limba engleză:
- Asigură comunicarea între ANM şi biroul de traducere a versiunii engleze a Buletinului Informativ, sponsorizat de ARPIM (colectarea informaţiilor, transmiterea lor, etc) şi se ocupă de obligaţiile financiare implicate (plata facturilor pentru traducere, printare).

18. Asigură corespondenţa cu autorităţile:
- Înregistrarea scrisorilor şi arhivarea lor, monitorizare etc.

Asociaţia Română a Producătorilor Internaţionali de Medicamente (ARPIM) este o organizaţie profesională, neguvernamentală, non-profit şi independentă, creată in scopul dezvoltării si extinderii colaborării si cooperării în domeniul producţiei si distribuţiei de medicamente. ARPIM are următoarele roluri:
• promovează informaţii competente asupra companiilor farmaceutice memebre;
• încurajează o competiţie etică, orientată spre o piaţă deschisă;
• sprijină standardele internaţionale ale producţiei, distribuţiei si promovării;
• oferă companiilor membre informaţii selecţionate.
• promovează accesul pacientilor la produsele farmaceutice noi;
• sprijină accesul nerestrictiv la produsele farmaceutice;
• încurajează responsabilitatea din partea pacientului;
• încuraja introducerea politicilor ce vizează îmbunătăţirea stării de sănătate şi a calităţii vieţii, corelată cu reducerea costurilor generate de ocrotirea sănătăţii;
• încurajează şi sprijină autorităţile de resort în procesul de dezvoltare şi îmbunătăţire a sistemului de sănătate.